Efterkalkulation: tjente I penge på den sag?

Når I giver et tilbud, gætter I kvalificeret: så mange timer, så meget materiale, så mange kørsler. Det er forkalkulationen, og den er nødvendig.

Efterkalkulationen er det modsatte. Den ser tilbage og spørger, hvad der faktisk skete. Uden den gentager I det samme gæt sag efter sag, og I opdager først en systematisk fejl, når årsregnskabet kommer, hvis I opdager den overhovedet.

Forskellen er ikke akademisk. En virksomhed, der efterkalkulerer, ved hvilke sagstyper der tjener penge, og hvilke der ikke gør. En virksomhed, der ikke gør, byder på begge dele med samme selvtillid.

1. Timer på sagen. Ikke timer på ugen, men timer på den enkelte sag. Det er den vigtigste og den sværeste, fordi den kræver, at registreringen sker samme dag.

2. Transport- og kørselstid. Tiden mellem pladserne er arbejdstid, og på sager med mange små besøg kan den være den største enkeltpost. Se næste afsnit.

3. Materialer og vareforbrug. Hvad blev der brugt, og på hvilken sag. Det, der ikke bliver registreret, bliver sjældent faktureret.

4. Underleverandører. De fakturerede timer skal kunne holdes op mod noget. Uden et fælles datagrundlag er I henvist til at tro på tallet.

Har I de fire tal pr. sag, kan I regne. Mangler ét af dem, er resultatet en fornemmelse.

Timer på pladsen bliver som regel skrevet ned. Kørslen imellem gør det ikke, fordi den ikke føles som arbejde på en bestemt sag. Den bliver til „transport“ i en samlepulje, eller den bliver slet ikke registreret.

Konsekvensen er, at sager med mange korte besøg ser langt mere lønsomme ud, end de er, mens sager med én lang byggeplads ser dårligere ud til sammenligning. Det fører til, at man byder for lavt på netop den type opgaver, man i forvejen taber penge på.

Automatisk kørselsregistrering løser det, fordi turen bliver knyttet til sagen uden at nogen skal huske det.

Efterkalkulation er kun interessant, hvis den ændrer næste tilbud. Det gør den på tre måder.

I lærer jeres egne normtal. Efter ti sager af samme type ved I, hvad opgaven faktisk tager hos jer, ikke hvad en branchetabel siger.

I opdager de sagstyper, I skal sige nej til. Der er næsten altid én type opgave, der ser attraktiv ud og systematisk taber penge. Den findes kun med tal.

I kan forsvare prisen. Når en kunde spørger, hvorfor det koster det, er dokumenteret tidsforbrug fra tilsvarende sager et bedre svar end en mavefornemmelse.

Vælg én sagstype, I laver ofte. Registrer timer, kørsel og materialer på den, og kun på den, i tre måneder. Hold derefter resultatet op mod det, I bad om.

Det er en overkommelig øvelse, og den giver som regel et svar, ingen havde regnet med. Når mønsteret først er tydeligt på én sagstype, giver det sig selv at udvide til resten.