Skadeservice: sådan sparer I tid og penge på akutopgaver, kørsel og overtid

En skadeservice skal kunne rykke ud, når vandet fosser, eller når en storm har taget taget. Samtidig ligger der en stor mængde planlagte opgaver, som skal passes: målinger og tilsyn med affugtning, opfølgning på skader, nedrivning og klargøring til håndværkerne.

Det er en svær balance. Akutte opgaver vælter dagens plan, medarbejderne kører på tværs af områder, og der arbejdes ofte uden for normal arbejdstid. De faste udgifter til løn, biler, brændstof og administration løber imens. Derfor afhænger indtjeningen af, at hver time, hver tur og hvert materiale bliver registreret korrekt og kommer med på fakturaen.

I denne artikel gennemgår vi, hvor pengene typisk forsvinder i en skadeservice, og hvordan en samlet løsning til tid, kørsel og sager kan lukke hullerne.

Akutte opgaver, der vælter planen

Når der kommer en akut vandskade, bliver en medarbejder trukket ud af en planlagt opgave. Hvis skiftet ikke registreres med det samme, ender timerne på den forkerte sag, eller de forsvinder helt i en samlet dagsregistrering.

Kørsel efter materialer midt i en opgave

Ved en akut vandskade mangler der ofte lige pakninger, plader, affugtere eller andet, der skal hentes hos grossisten. Turen tager tid og koster kørsel, men den bliver sjældent skrevet ned og kommer derfor ikke med på regningen til kunden eller forsikringsselskabet.

Overtid og tillæg, der registreres for sent

Udrykning om natten og i weekenden giver overtid og tillæg. Når timerne skrives ned dagen efter eller i slutningen af ugen, opstår der fejl, diskussioner og ekstra arbejde for den, der laver lønnen.

Timer og kørsel, der ikke bliver faktureret

Små mangler løber hurtigt op. Et kvarter her og en tur der, gange antallet af medarbejdere og sager, kan blive til et stort beløb om året, som virksomheden har haft udgiften til, men aldrig fået betaling for.

Dokumentation til kunde og forsikringsselskab

Skadeservice arbejder ofte for forsikringsselskaber, som forventer dokumentation for, hvad der er brugt af tid og materialer. Hvis oplysningerne ligger spredt i sedler, beskeder og hukommelse, tager det lang tid at samle dem, og det giver usikkerhed om regningen.

Worklogger er en samlet ERP-løsning, hvor tidsregistrering, kørsel, sager, materialer og integration til løn og faktura hænger sammen. For en skadeservice betyder det, at både de faste og de akutte opgaver bliver registreret det samme sted.

Faste og akutte opgaver i samme overblik

Faste opgaver som tilsyn med affugtning og opfølgning kan registreres som opgaver på forhånd. Når der kommer en akut skade, oprettes den som en ny sag. Det eneste, der skal angives, er adressen og en radius for, hvor opgaven befinder sig. Derefter registrerer Worklogger selv tid og kørsel på sagen. Så bliver det tydeligt, hvor meget tid der går til akutte opgaver, og hvor meget der går til de planlagte.

Tid registreres automatisk på adressen

Medarbejderen tjekker ind med ét tryk på arbejdstelefonen om morgenen. Derefter sker resten med automatisk tidsregistrering: Tiden registreres på den adresse, medarbejderen arbejder på, og frokost og tjek ud registreres, når zonen forlades. Det giver præcise timer pr. sag uden efterregistrering.

Kørsel efter materialer registreres på sagen

Fordi sagen har en adresse og en radius, ved Worklogger, hvornår teknikeren er på opgaven. Kørslen til og fra opgaven registreres automatisk. Må teknikeren køre fra en akut vandskade for at hente pakninger eller plader, registreres turen også. Når teknikeren kommer tilbage inden for sagens radius, ved Worklogger, at turen hører til netop den sag, og registrerer den der. Ingen skal huske at skrive noget ned, og virksomheden kan bagefter selv vælge, hvad der skal faktureres. Læs mere om overvågning af firmabiler og kørsel.

Materialer og kvitteringer direkte på sagen

Med vareforbrug lægger medarbejderen brugte materialer, fakturaer og kvitteringer på sagen fra appen. Så ligger alt samlet, når sagen skal afsluttes.

Overtid og tillæg går automatisk til lønnen

Overtid og særlige satser registreres automatisk efter virksomhedens egne regler, direkte på hver medarbejders tidsregistrering. Timerne sendes herefter til lønsystemet, fx Danløn, Visma Dataløn eller Salary, klar til godkendelse. Det betyder færre fejl og mindre arbejde med lønnen, også i måneder med mange udrykninger.

Dokumentation og faktura uden dobbelt indtastning

Fordi timer, kørsel og materialer ligger på samme sag, er dokumentationen klar, når kunden eller forsikringsselskabet spørger. Med sagsstyring og integrationen til Dinero eller e-conomic kan fakturaen sendes med kørsel og materialer specificeret.

Sådan kan et forløb se ud, når alt registreres løbende:

1. Opkaldet kommer. En kunde ringer om en sprængt vandledning. Der oprettes en akut sag med kundens adresse og en radius omkring opgaven.
2. Medarbejderen kører ud. Kørslen registreres automatisk og knyttes til sagen.
3. Arbejdet starter. Tiden registreres på adressen, så snart medarbejderen er fremme.
4. Der mangler materialer. Medarbejderen kører til grossisten efter pakninger og plader. Turen registreres automatisk, og når medarbejderen er tilbage inden for sagens radius, knyttes den til sagen. Kvitteringen lægges på fra appen.
5. Udrykningen sker uden for normal arbejdstid. Overtid og tillæg beregnes automatisk efter virksomhedens regler.
6. Sagen afsluttes. Timer, kørsel og materialer ligger samlet. Fakturaen sendes, og timerne går til lønsystemet, klar til godkendelse.

Ingen har skullet huske noget til sidst på dagen, og intet er tastet ind to gange.

Virksomheden i eksemplet er opdigtet, men situationen kender de fleste skadeservicevirksomheder. Tallene er afrundede og skal ses som en illustration. Brug jeres egne tal til at regne efter.

Virksomheden

Skadeservicen har 12 teknikere og fire biler med værktøj og affugtere. Hver måned håndterer den omkring 180 sager. Ca. 60 af dem er akutte, fx vandskader om natten, og resten er faste opgaver som tilsyn med affugtning, målinger og opfølgning. Der faktureres 575 kr. i timen, og en tur efter materialer faktureres med ca. 450 kr. inkl. tid og kørsel. En time på kontoret koster ca. 350 kr.

Fakturadagen før

Teknikerne skriver timer på sedler og i beskeder, ofte først dagen efter en nattevagt. Når bogholderen skal fakturere, mangler der svar:

• Hvor længe varede den akutte vandskade i nat? Var det tre timer eller fire?
• Kørte nogen efter pakninger og plader undervejs, og hører turen til denne sag eller den næste?
• Er overtiden registreret, og til hvilken sats?

Bogholderen ringer rundt, og når ingen kan huske det præcist, faktureres det, man er sikker på. Turen efter materialer bliver ofte ikke faktureret, og timerne rundes ned for ikke at få en klage. Til lønnen er der de samme spørgsmål, bare om overtid og tillæg.

Fakturadagen nu

Teknikerne tjekker ind med ét tryk om morgenen eller ved udrykningen. Hver sag har en adresse og en radius, så tiden registreres automatisk på opgaven, kørslen til og fra registreres automatisk, og turen til grossisten knyttes til sagen, når teknikeren er tilbage inden for radius. Kvitteringen er vedhæftet fra appen. Overtid og tillæg beregnes efter virksomhedens regler.

Når bogholderen åbner sagen, ligger timer, kørsel og materialer klar til godkendelse. Der er ingen tvivl om, hvor længe opgaven løb, eller om der var ekstra kørsel. Fakturaen sendes via Dinero eller e-conomic med kørsel og materialer specificeret, og timerne går til lønsystemet.

Hvad det er værd om måneden

Det svarer til ca. 425.000 kr. om året. Over 80 % af beløbet er ikke en besparelse, men indtægt, som virksomheden allerede havde arbejdet for, men ikke fik faktureret. Resten er tid på kontoret, der kan bruges på andet end at jagte oplysninger.

Det, der ikke står i tabellen

• Ingen tvivl om lønnen. Medarbejderne får den overtid, de har krav på, og virksomheden betaler ikke for timer, der ikke er arbejdet.
• Færre diskussioner med kunder og forsikringsselskaber. Regningen kan dokumenteres med tid, kørsel og kvitteringer på sagen.
• Hurtigere fakturering. Når data ligger klar, kan sagen faktureres, så snart den er afsluttet, og pengene kommer hurtigere ind.

Vil I se, hvad det koster for jeres virksomhed? Få en vejledende pris i prisberegneren.

1. Fastsæt reglerne. Beskriv jeres regler for overtid, vagt og tillæg, så de kan sættes op i systemet.
2. Informér medarbejderne. Forklar formålet, og hvilke data der registreres. Bruges GPS, skal medarbejderne som udgangspunkt varsles 6 uger før. Læs mere i guiden til flådestyring.
3. Opret faste lokationer. Fx lager, kontor og de grossister, I ofte henter materialer hos.
4. Kobl på løn og økonomi. Opsæt integrationen til lønsystemet og Dinero eller e-conomic.
5. Start med et hold. Prøv løsningen med et enkelt hold, og justér, før alle kommer med.

Skadeservice er et tydeligt eksempel, fordi akutte opgaver, kørsel efter materialer og overtid fylder så meget. Men de samme udfordringer findes i alle virksomheder, hvor medarbejderne kører ud til kunder og skal registrere tid: VVS, el, service, rengøring, byggeri og mange flere. Se hvordan Worklogger virker på tværs af brancher.