Elektronisk kørebog: regler, skattefri kørselsgodtgørelse og krav
En kørebog er ofte forskellen på, om kørsel kan udbetales skattefrit eller ender som en skattepligtig regning. Alligevel er den manuelle kørebog en af de dokumenter, der oftest bliver ført for sent og for upræcist.
Her får du overblik over, hvornår I har brug for en kørebog, hvad den skal indeholde for at holde ved kontrol, og hvorfor en elektronisk kørebog gør dokumentationen både lettere og mere pålidelig.
Opsummering af pointer
For meget tekst for dig? Her kan du se en opsummering af pointerne i artiklen.
- En kørebog dokumenterer erhvervsmæssig kørsel og er ofte forskellen på skattefri kørselsgodtgørelse og en skattepligtig udbetaling.
- Ved fri bil og gulpladebiler kan en fyldestgørende kørebog være afgørende bevis for, at bilen ikke bruges privat.
- En kørebog skal indeholde dato, formål, besøgsadresser, kilometertal og antal kørte km pr. tur for at holde ved kontrol.
- En elektronisk, GPS-baseret kørebog udfylder felterne automatisk og fjerner den manuelle fejlkilde, der ofte underkendes.
- Størst værdi får I, når kørebogen hænger sammen med tids- og opgaveregistrering, så kørsel, timer og sag dokumenteres samlet.
Indholdsfortegnelse
Hvad er en elektronisk kørebog?
En kørebog er en systematisk registrering af en bils kørsel: hvornår, hvorhen, hvor langt og med hvilket formål. En elektronisk kørebog gør registreringen automatisk – typisk via GPS – i stedet for at chaufføren skal notere hver tur i hånden.
Formålet er at kunne dokumentere, hvad der er erhvervsmæssig kørsel, og hvad der er privat. Den dokumentation er afgørende, når kørsel skal udbetales skattefrit eller holdes uden for privat beskatning.
Hvornår har I brug for en kørebog?
Behovet opstår især i tre situationer: når medarbejdere får skattefri kørselsgodtgørelse for kørsel i egen bil, når virksomheden stiller fri bil til rådighed, og når der køres i gulpladebiler, hvor privat kørsel er begrænset.
I alle tre tilfælde skal kunne dokumenteres, hvis SKAT beder om det. Uden en troværdig kørebog risikerer man, at en skattefri godtgørelse bliver gjort skattepligtig med tilbagevirkende kraft.
Hvad en kørebog skal indeholde
For at holde ved en kontrol skal en kørebog som udgangspunkt indeholde: dato for kørslen, bilens kilometertal ved start og slut, det samlede antal kørte kilometer, det erhvervsmæssige formål og de besøgte adresser.
Netop de detaljer er svære at rekonstruere bagefter. Derfor er den løbende, præcise registrering vigtigere end selve formatet – og det er her, den manuelle kørebog oftest fejler.
Manuel eller elektronisk kørebog?
En manuel kørebog kræver disciplin: turene skal noteres samme dag, og adresser og kilometertal skal være korrekte. I praksis bliver den ofte udfyldt for sent og upræcist, hvilket svækker dokumentationen.
En elektronisk kørebog registrerer turene automatisk via GPS og udfylder felterne for jer. Chaufføren markerer blot, om en tur er privat eller erhverv, og resten er dokumenteret. Det gør kontrollen lettere og fjerner den typiske fejlkilde.
Sådan kommer I i gang
Start med at afklare, hvem der kører hvad: fri bil, gulplade eller egen bil med godtgørelse. Det afgør, hvor stramt kravet til dokumentation er.
Vælg derefter en løsning, hvor kørebogen hænger sammen med tids- og opgaveregistrering, så kørsel, timer og sag dokumenteres samlet. Så bruger I data én gang – til både løn, fakturering og skattedokumentation.
FAQ - elektronisk kørebog
Er en kørebog lovpligtig?
Ikke som en generel pligt, men i praksis nødvendig: ved skattefri kørselsgodtgørelse, fri bil og gulpladebiler er kørebogen den dokumentation, SKAT kan bede om.
Hvad skal en kørebog indeholde?
Som minimum dato, kilometertal ved start og slut, antal kørte kilometer, det erhvervsmæssige formål og de besøgte adresser.
Hvad er satsen for skattefri kørselsgodtgørelse?
Satsen fastsættes årligt af Skatterådet. Tjek altid den gældende sats hos Skattestyrelsen, da den ændrer sig fra år til år.
Kan en GPS-kørebog bruges som dokumentation over for SKAT?
Ja. En GPS-baseret kørebog kan bruges som dokumentation, så længe den indeholder de krævede oplysninger og er ført pålideligt og løbende.
Hvad med gulpladebiler?
På gulpladebiler kan en kørebog dokumentere, at bilen udelukkende bruges erhvervsmæssigt, og dermed understøtte, at der ikke skal betales for privat benyttelse.
Skal vi tage en uforpligtende snak?
Vi hører, hvad I har brug for, og viser hvordan det ser ud i praksis. Vi svarer typisk inden for 3 minutter i åbningstiden. Eller se først, hvordan Worklogger Fleet fungerer.
