Elektronisk kørebog: regler, skattefri kørselsgodtgørelse og krav

En kørebog er en systematisk registrering af en bils kørsel: hvornår, hvorhen, hvor langt og med hvilket formål. En elektronisk kørebog gør registreringen automatisk, typisk via GPS i bilen eller på medarbejderens arbejdstelefon, i stedet for at hver tur skal noteres i hånden.

Formålet er at kunne dokumentere, hvad der er erhvervsmæssig kørsel, og hvad der er privat. Den dokumentation er afgørende, når kørsel skal udbetales skattefrit, når en firmabil skal holdes uden for privat beskatning, og når kørsel skal faktureres til kunder.

Behovet opstår især i tre situationer, og kravene er ikke de samme:

Skattefri kørselsgodtgørelse i egen bil

Når medarbejderen kører erhvervsmæssigt i egen bil og får kørselsgodtgørelse, skal der foreligge et kørselsbilag, og arbejdsgiveren skal kontrollere det. Ellers bliver godtgørelsen skattepligtig som løn.

Firmabil

Har en medarbejder en firmabil, der kan bruges privat, beskattes den som fri bil. Er bilen ikke til rådighed for privat kørsel, skal det kunne dokumenteres, og her er et kørselsregnskab ofte den vigtigste dokumentation.

Varebiler på gule plader

For varebiler, der kun må bruges erhvervsmæssigt, kan kørebogen understøtte, at bilen faktisk kun bruges til erhverv.

I alle tre tilfælde kan Skattestyrelsen bede om dokumentationen. Uden en troværdig kørebog risikerer man, at en skattefri godtgørelse bliver gjort skattepligtig, eller at en medarbejder bliver beskattet af fri bil.

Når kørselsgodtgørelse skal udbetales skattefrit, skal arbejdsgiveren have et bilag for kørslen med:

• Medarbejderens navn, adresse og CPR-nummer
• Registreringsnummeret på den bil, der er kørt i
• Det erhvervsmæssige formål, beskrevet så konkret, at det kan kontrolleres. „Møde“ er ikke nok.
• Turens mål og eventuelle delmål
• Dato for kørslen
• Antal kørte kilometer
• De anvendte satser
• Beregningen af godtgørelsen

Arbejdsgiveren skal også kunne vise, at oplysningerne er kontrolleret, fx med en godkendelse. Satserne fastsættes årligt af Skatterådet, og der gælder en lavere sats for kørsel ud over et vist antal kilometer om året. Tjek altid de gældende satser hos Skattestyrelsen.

For firmabiler handler dokumentationen om fordelingen mellem erhvervsmæssig og privat kørsel. Holder bilen ved medarbejderens bopæl, formodes den som udgangspunkt at være til rådighed for privat kørsel, og det kræver stærk dokumentation at afkræfte.

En elektronisk kørebog gør det meget lettere at føre et løbende og fyldestgørende regnskab. Vær dog opmærksom på, at en ren GPS-log ikke altid kan stå alene: Skattestyrelsen vurderer den enkelte persons kørselsregnskab, så hver tur skal kunne kobles til et formål og være markeret som erhverv eller privat.

Den manuelle kørebog fejler sjældent på formatet. Den fejler, fordi den udfyldes for sent. Den elektroniske kørebog fjerner netop den fejlkilde.

• Vage formål. „Kunde“ eller „møde“ uden navn og adresse kan ikke kontrolleres.
• Efterkonstruerede ture. En kørebog skrevet sidst på måneden er let at så tvivl om.
• Manglende delmål. Turen til grossisten undervejs skal med.
• Privat kørsel ikke markeret. Hvis alt står som erhverv, virker regnskabet ikke troværdigt.
• Ingen kontrol fra arbejdsgiveren. Ved godtgørelse skal kontrollen kunne dokumenteres.

Kørebogen er ikke kun et skattedokument. Når turene er registreret pr. kunde og sag, kan de samme data bruges flere steder:

• Fakturering af kørsel. Kørsel til kunden og turen efter materialer kommer med på fakturaen, i stedet for at blive glemt.
• Efterkalkulation. I kan se, hvor meget kørsel en sag reelt kostede, og justere næste tilbud.
• Planlægning. Gentagne ture og lange kørsler mellem opgaver bliver synlige, så ruter og opgaver kan samles bedre.
• Dokumentation over for kunden. Hvis en kunde stiller spørgsmål til kørslen på regningen, kan turene vises.

Husk også opbevaringen: Kørselsbilag er regnskabsmateriale og skal gemmes i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører.

1. Afklar situationen pr. medarbejder: egen bil med godtgørelse, firmabil eller varebil til erhverv.
2. Vælg en løsning, der registrerer automatisk og lader medarbejderen markere erhverv eller privat.
3. Kobl kørslen til sager og kunder, så formålet er konkret, og kørslen kan faktureres.
4. Informér medarbejderne. GPS er en kontrolforanstaltning og skal som udgangspunkt varsles 6 uger før.
5. Fastsæt en fast kontrol, fx månedlig godkendelse, før kørslen går til løn.

Med Worklogger registreres turene automatisk og knyttes til kunde og sag, også turen efter materialer. Læs mere om overvågning af firmabiler og kørebog.

Kilder: Deloitte om skattefri kørselsgodtgørelse · Den juridiske vejledning C.A.4.3.3.3.3.3. Artiklen er generel information og ikke skatterådgivning.