Hvad koster upræcis tidsregistrering virksomheder om året?
Hvorfor Worklogger? Fordi tid er penge
Opsummering af pointer
For meget tekst for dig? Her kan du se en opsummering af pointerne i artiklen.
- Upræcis tidsregistrering kan koste op mod 24.500 kr. pr. medarbejder om året.
- Manuel administration af arbejdstid koster omkring 2.600 kr. pr. medarbejder årligt.
- Fejl i løn, afrunding af timer og manglende punktlighed kan tilsammen blive en stor skjult omkostning.
- Automatisk tidsregistrering giver mere præcise data til løn, fakturering og projektstyring.
- Med Worklogger kan virksomheden reducere manuelt arbejde, minimere fejl og få bedre kontrol over arbejdstiden.
Indholdsfortegnelse
Upræcis tidsregistrering kan koste virksomheder omkring 24.500 kr. pr. medarbejder om året i administration, fejl, pauser, fravær og afrunding. Tid er en af virksomhedens største omkostninger, og selv små unøjagtigheder i registreringen kan hurtigt udvikle sig til store tab i lønbehandling, projektstyring, fakturering og det daglige administrative arbejde.
Fem minutter her. En pause, der bliver lidt længere end planlagt. En medarbejder, der runder sin arbejdstid op. En fejl i løngrundlaget. Eller administration, der hver uge bruger tid på at kontrollere håndskrevne timesedler og Excel-ark.
Hver enkelt hændelse virker måske ubetydelig. Men når det sker hver dag, uge efter uge og på tværs af mange medarbejdere, kan det koste virksomheden betydelige beløb. For ledere og administrative medarbejdere, der vil optimere tidsregistrering og reducere spild, handler det ikke kun om kontrol, men om at få mere præcise data, færre fejl og et mere retvisende beslutningsgrundlag.
Baseret på de nedenstående gennemsnitstal kan omkostninger forbundet med administration, fejl, punktlighed, fravær og afrunding løbe op i omkring 24.500 kr. pr. medarbejder om året.
For en virksomhed med 50 medarbejdere svarer det potentielt til mere end 1,2 mio. kr. om året.
Derfor ser vi her på, hvor omkostningerne opstår, hvordan fejl i tidsregistreringen udvikler sig i praksis, hvilke fordele virksomheder får med digital og automatisk tidsregistrering, og hvordan Worklogger kan hjælpe med at spare penge, reducere spild og skabe bedre overblik.
Præcis tidsregistrering handler om mere end løn
Tidsregistrering bliver ofte betragtet som noget, der primært bruges til at beregne medarbejdernes løn.
Men et moderne tidsregistreringssystem kan bruges til langt mere.
Registreringen giver ledelsen et bedre overblik over, hvor arbejdstiden bliver brugt, hvilke projekter der kræver flest ressourcer, hvor meget overtid der forekommer, og om bemandingen passer til virksomhedens reelle behov.
Det kan samtidig give et langt bedre grundlag for dialogen omkring arbejdsbelastning, planlægning og prioritering.
Præcis registrering kan desuden være med til at sikre korrekt aflønning i forbindelse med eksempelvis overtid, weekendgodtgørelse og andre tillæg.
Når registreringen automatiseres med automatisk tidsregistrering, bliver tidsdata samtidig langt mere anvendelige til løn, fakturering, projektøkonomi og virksomhedens generelle styring.
Hvad kan upræcis tidsregistrering koste?
I nedenstående beregninger anvendes en gennemsnitlig timeløn på 252 kr. Tallene skal ses som gennemsnitlige eksempler, da den konkrete omkostning naturligvis afhænger af medarbejdernes løn, arbejdstid og virksomhedens arbejdsgange.
Omkostningsområde | Estimeret årlig omkostning pr. medarbejder |
|---|---|
Administration af arbejdstid | 2.600 kr. |
Fejl i løn og registrering | 2.600 kr. |
Manglende punktlighed og ekstra pauser | 6.900 kr. |
Fravær og sygdom | 7.600 kr. |
Afrunding af arbejdstid | 4.800 kr. |
Samlet potentiel omkostning | 24.500 kr. |
Dertil kommer den tid, medarbejderne selv bruger på manuel registrering af aktiviteter og projekter. |
|
Administration: 2.600 kr. pr. medarbejder om året
Man bruger typisk mellem 15 og 20 minutter pr. medarbejder om ugen på manuel gennemgang, kontrol og indberetning af medarbejdernes arbejdstid.
Det kan være kontrol af timesedler, manglende registreringer, rettelser, overførsel til lønsystemet eller spørgsmål frem og tilbage mellem medarbejder og administration.
Den administrative omkostning er estimeret til omkring:
2.600 kr. pr. medarbejder om året.
Har virksomheden eksempelvis 50 medarbejdere, svarer det til omkring 130.000 kr. om året alene i administration.
Med Worklogger registreres arbejdstiden digitalt og kan anvendes direkte som grundlag for blandt andet løn, projekter og fakturering.
Det reducerer behovet for manuel kontrol og dobbeltindtastning.
Fejl i lønnen: 2.600 kr. pr. medarbejder om året
Fejl i lønudbetalinger er ikke nødvendigvis store enkeltstående fejl.
Det kan være få minutter, en forkert aktivitet, en glemt pause, en forkert overtidsregistrering eller arbejdstimer, som ikke er blevet korrigeret.
Mellem 0,5 % og 5 % af den årlige lønudbetaling kan ifølge de anvendte beregninger være påvirket af fejl, som potentielt kan reduceres gennem mere præcis tidsregistrering.
Selv hvis fejlene kun svarer til 1 % af lønsummen, er den estimerede omkostning:
2.600 kr. pr. medarbejder om året.
Et digitalt tidsregistreringssystem giver virksomheden et langt mere præcist datagrundlag, understøtter integration med lønsystemer og eksisterende systemer, gør det lettere at overføre godkendte timer, minimerer fejl i lønudbetalinger og styrker grundlaget for korrekt lønudbetaling og korrekt løn. Alle medarbejdere, inklusive funktionærer, skal registrere arbejdstid.
Punktlighed og pauser: 6.900 kr. pr. medarbejder om året
Fem minutter om dagen virker måske ikke som meget.
Men hvis det sker hver dag og på tværs af mange medarbejdere, bliver resultatet hurtigt betydeligt.
Det vurderes, at der i gennemsnit kan gå omkring én time om ugen tabt på eksempelvis for lange pauser, medarbejdere der møder for sent, går tidligere eller holder ekstra rygepauser.
Den estimerede omkostning er:
6.900 kr. pr. medarbejder om året.
For 50 medarbejdere svarer det til omkring 345.000 kr. om året.
Præcis tidsregistrering gør ikke kun virksomheden i stand til at se, hvornår arbejdet starter og slutter. Den skaber også et objektivt datagrundlag, så problemer kan identificeres på baggrund af fakta frem for antagelser.
Fravær og sygdom: 7.600 kr. pr. medarbejder om året
Fravær er naturligvis en naturlig del af enhver arbejdsplads, og legitim sygdom skal ikke betragtes som et tidsregistreringsproblem.
Men præcis registrering af fremmøde og fravær kan give virksomheden et bedre billede af mønstre og udvikling.
Den anvendte statistik tager udgangspunkt i et gennemsnit på 6,76 syge- og fraværsdage pr. medarbejder, hvilket svarer til en estimeret omkostning på omkring:
7.600 kr. pr. medarbejder om året.
Registrering kan ikke fjerne sygdom, men den kan gøre fraværet synligt og give ledelsen et bedre datagrundlag for bemanding, arbejdsmiljø og opfølgning. Det kan samtidig understøtte et sundere arbejdsmiljø, øget trivsel og bedre balance mellem arbejde og fritid.
Afrunding af arbejdstid: 4.800 kr. pr. medarbejder om året
En klassisk udfordring ved manuelle timesedler er afrunding.
Hvis en medarbejder ikke kan huske præcist, hvornår arbejdet begyndte eller sluttede, bliver 7 timer og 52 minutter måske til 8 timer.
Det virker ubetydeligt.
Men hvis arbejdstiden blot rundes 7,5 minutter op om dagen, viser beregningen en potentiel ekstra omkostning på omkring:
4.800 kr. pr. medarbejder om året.
Med præcis digital tidsregistrering og korrekt håndtering af afrunding af arbejdstid behøver medarbejderne ikke efterfølgende at forsøge at huske deres præcise arbejdstid.
Systemet registrerer den faktiske tid.
Manuel registrering af projekter koster også
Ovenstående beregning på 24.500 kr. omfatter ikke den tid, medarbejderne selv bruger på at registrere timer på projekter, kunder og aktiviteter, og i mange servicevirksomheder er opgave-baseret tidsregistrering nødvendig. Her er det også typisk sådan, at tidsregistrering bruges til at registrere arbejdstimer, opgaver og kørsel.
Hvis medarbejderne hver dag skal huske, hvornår de ankom til en byggeplads, hvor længe de arbejdede hos en kunde, eller hvor meget tid de brugte på forskellige aktiviteter, bruges der både arbejdstid og mental energi på administration.
Og jo længere tid der går mellem arbejdet og registreringen, desto større bliver risikoen for fejl. For mange projekt- og aktivitetskoder øger også risikoen for fejlkategorisering.
Med Worklogger kan en stor del af registreringen automatiseres, så tidsdata bliver registreret, mens arbejdet udføres.
Det betyder mindre papirarbejde og mere præcise data.
Små fejl bliver hurtigt til store beløb
Når omkostningerne lægges sammen, bliver størrelsesordenen tydelig.
Ved en potentiel omkostning på 24.500 kr. pr. medarbejder om året ser regnestykket således ud:
Antal medarbejdere | Potentiel årlig omkostning |
|---|---|
5 medarbejdere | 122.500 kr. |
10 medarbejdere | 245.000 kr. |
25 medarbejdere | 612.500 kr. |
50 medarbejdere | 1.225.000 kr. |
100 medarbejdere | 2.450.000 kr. |
Det betyder naturligvis ikke, at et tidsregistreringssystem automatisk kan eliminere alle disse omkostninger. |
|
Men selv hvis præcis tidsregistrering kun reducerer en mindre del af dem, kan investeringen hurtigt betale sig.
Bedre tidsdata giver bedre beslutninger
Den største gevinst ved præcis tidsregistrering er ikke nødvendigvis selve registreringen.
Det er alle data, virksomheden får bagefter.
Bedre tidsdata kan samtidig give virksomheder en effektivitetsforbedring på op til 17%.
Når arbejdstiden er korrekt registreret, bliver det lettere at se, hvilke projekter der er rentable, hvor medarbejdernes tid bliver brugt, hvor meget overtid der forekommer, om kunder bliver faktureret korrekt, og om virksomheden har den rigtige bemanding til bedre planlægning af ressourcer, fordi præcise tidsdata også understøtter præcis fakturering.
Det bliver også lettere at dokumentere arbejdet over for både medarbejdere og kunder.
I stedet for diskussioner om, hvor mange timer der blev arbejdet, har begge parter et fælles datagrundlag. Det giver større gennemsigtighed for både virksomhed og medarbejdere.
Fra digital tidsregistrering til automatisering med Worklogger
Worklogger er udviklet til moderne virksomheder, der ønsker mere end et digitalt stempelur. Implementering tager typisk 4–8 uger.
Arbejdstiden kan registreres direkte på medarbejdere, projekter og aktiviteter, og sådan fungerer digital tidsregistrering i praksis som digital timeregistrering, der kan registreres i mange arbejdssituationer og automatiseres med GPS-baseret tidsregistrering til byggebranchen og andre mobile medarbejdere. Det gør det lettere at bruge automatiserede løsninger og integrér tidsregistrering med blandt andet løn og fakturering.
Det reducerer manuelt arbejde og giver virksomheden mere præcise data til blandt andet løn, fakturering, projektstyring og dokumentation. I praksis kan det for 10 teknikere spare 2-4 timer om ugen og hjælpe virksomheder reducere spildtid.
Resultatet er mindre administration, færre fejl og et bedre overblik over virksomhedens vigtigste ressource, som et godt tidsregistreringssystem også skal understøtte:
Tiden.
Hvad koster det ikke at have præcis tidsregistrering?
Det rigtige spørgsmål er derfor ikke kun:
“Hvad koster et tidsregistreringssystem?”
Det mindst lige så relevante spørgsmål er:
“Hvad koster det os hvert år ikke at have præcis tidsregistrering?”
Når administration, fejl, afrundinger, manglende punktlighed og fravær lægges sammen, kan de potentielle omkostninger ifølge ovenstående beregninger nå omkring 24.500 kr. pr. medarbejder om året.
For selv en mindre virksomhed kan der derfor være mange penge at hente i bedre registrering og automatisering.
Fordi tid er penge – og den tid, virksomheden ikke registrerer præcist, kan ende med at blive dyr.
Ofte stillede spørgsmål om upræcis tidsregistrering
Hvor meget kan upræcis tidsregistrering koste en virksomhed?
Baseret på de anvendte gennemsnitstal kan administration, fejl i løn, manglende punktlighed, fravær og afrunding af arbejdstid samlet koste op mod 24.500 kr. pr. medarbejder om året. Den konkrete omkostning afhænger naturligvis af virksomhedens lønniveau, arbejdsrutiner og antal medarbejdere. Fra 1. juli 2024 er tidsregistrering lovpligtigt i Danmark som led i reglerne om lovpligtig tidsregistrering.
Hvor meget tid bruger virksomheder på manuel håndtering af arbejdstid?
Der bruges typisk mellem 15 og 20 minutter pr. medarbejder om ugen på manuel gennemgang og indberetning af arbejdstid. Det svarer i beregningen til omkring 2.600 kr. pr. medarbejder om året.
Hvordan kan præcis tidsregistrering reducere fejl i lønnen?
Når arbejdstiden registreres digitalt og præcist, reduceres risikoen for fejl som forkerte timer, manglende pauser, forkert overtid eller fejl ved manuel indtastning. Et digitalt system til registrering af arbejdstid skal være objektivt pålideligt og tilgængeligt, så arbejdsgiver har et tilgængeligt system til korrekt registrering og korrekt tidsregistrering. Selv fejl svarende til blot 1 % af lønsummen kan koste omkring 2.600 kr. pr. medarbejder om året. I EU er der krav om at dokumentere arbejdstid ifølge arbejdstidsloven, og EU-Domstolen har fra 2024 skærpet fokus på objektive systemer til tidsregistrering.
Hvorfor er afrunding af arbejdstid dyrt for virksomheden?
Ved manuel tidsregistrering er det almindeligt, at arbejdstiden afrundes. Hvis blot 7,5 minutter rundes op pr. arbejdsdag, kan det ifølge beregningen koste virksomheden omkring 4.800 kr. pr. medarbejder om året. Automatisk tidsregistrering kan hjælpe med at registrere den faktiske arbejdstid mere præcist.
Kan tidsregistrering hjælpe med punktlighed og lange pauser?
Ja. Registrering hjælper også med at sikre overholdelse af 11-timers hvileregel efter arbejdstidsreglerne og dokumentere den daglige arbejdstid. Præcis tidsregistrering gør det lettere at identificere mønstre som gentagne forsinkelser, tidlig afgang eller længere pauser end aftalt i forhold til normal arbejdstid. Hvis omkring én arbejdstime om ugen går tabt på denne måde, svarer det i beregningen til cirka 6.900 kr. pr. medarbejder om året og kan samtidig skubbe arbejdet ud over den normale arbejdstid.
Hvordan kan Worklogger hjælpe virksomheden med at spare penge?
Worklogger kan automatisere og digitalisere registreringen af arbejdstid på medarbejdere, projekter og aktiviteter. Systemet skal også kunne dokumentere og opbevare medarbejdernes arbejdstid i mindst 5 år. Det kan reducere manuel administration, minimere fejl og give et mere præcist grundlag for løn, fakturering, projektøkonomi og ledelsesbeslutninger. Dermed får virksomheden både bedre dokumentation og større kontrol over, hvor arbejdstiden bliver brugt, hvilket hjælper med at sikre overholdelse af loven.
Skal vi tage en uforpligtende snak?
Vi hører, hvad I har brug for, og viser hvordan det ser ud i praksis. Vi svarer typisk inden for 3 minutter.
