Den egentlige årsag til fejl i timeregistreringen – og hvordan du undgår dem

44 % af mindre virksomheder siger, at fejl i timeregistreringen er deres største udfordring

fejlfri_tidsregistrering

Opsummering af pointer

For meget tekst for dig? Her kan du se en opsummering af pointerne i artiklen. 

Indholdsfortegnelse

Fejl i timeregistreringen opstår ofte, fordi medarbejdere glemmer at stemple ind eller ud, registrerer tiden forkert, eller fordi timerne ikke bliver kontrolleret, før de går videre til løn eller fakturering. At få medarbejderne til at stemple ind til tiden, indsamle timesedler, overføre timer til løn og rette fejl i registreringerne er nogle af de klassiske udfordringer ved tidsregistrering.

Siden 1. juli 2024 skal arbejdstid registreres for danske arbejdsgivere, og de nye lovkrav gør korrekt registrering, dokumentation og overholdelse endnu vigtigere.

En undersøgelse fra pollfish viste, at 44 % af virksomhedsejerne oplevede fejl i timesedler som deres største udfordring med tidsregistrering. For nogle virksomheder opstod fejlene ugentligt – og for andre ligefrem dagligt.*

Forkerte registreringer kan føre til unødvendige lønomkostninger, ekstra administration og ukorrekt lønudbetaling. Samtidig kan fejlene påvirke fakturering, projektøkonomi og dokumentationen af det arbejde, der faktisk er udført, hvilket gør emnet særligt relevant for mindre virksomhedsejere og ledere, der vil have bedre styr på timer, økonomi og medarbejderdata.

Det interessante er, at virksomhederne sjældent mente, at teknologien alene var problemet.

Kun omkring 8 % mente, at deres eksisterende tidsregistreringssystem var for kompliceret eller upålideligt.

De resterende 92 % vurderede, at brugerfejl eller måden, tidsregistreringssystemet blev anvendt på, var en mere sandsynlig årsag til fejlene.

Det viser en vigtig pointe:

Et godt tidsregistreringssystem handler ikke kun om at kunne registrere timer. Det skal også gøre det så nemt som muligt for medarbejderen at registrere tiden korrekt, være objektivt, pålideligt og tilgængeligt for virksomheden, og hjælpe med at opdage fejl, tidsrøveri og glemte indstemplinger, inden de når videre til løn eller fakturering.

Her ser vi på de typiske årsager til fejl i timeregistreringen, forskellen på manuel og elektronisk tidsregistrering, og hvordan klare arbejdsgange og et digitalt system som Worklogger kan reducere fejl og skabe bedre dokumentation.

Det er netop den tanke, mange af funktionerne i Worklogger er bygget op omkring.

Papir, Excel eller elektronisk tidsregistrering?

I undersøgelsen anvendte 45 % af virksomhederne et elektronisk tidsregistreringssystem.

De resterende 55 % anvendte fysiske stempelure, papir-timesedler, regneark eller mundtlige oplysninger til at holde styr på medarbejdernes arbejdstid.

Men er der forskel på antallet af problemer alt efter, hvordan tiden bliver registreret?

Undersøgelsen peger tydeligt på, at der er.

Elektronisk tidsregistrering kan reducere risikoen for tidsrøveri og opfylde nye lovkrav

Tidsrøveri opstår blandt andet, når en medarbejder registrerer mere arbejdstid, end der reelt er arbejdet – eksempelvis ved at lægge lidt ekstra tid til i begyndelsen eller slutningen af arbejdsdagen.

Ifølge undersøgelsen koster denne form for tidsrøveri amerikanske virksomheder mere end 11 milliarder dollars om året.

Det behøver naturligvis ikke altid være bevidst snyd.

Hvis arbejdstiden udfyldes ud fra hukommelsen flere dage senere, kan få minutter hurtigt blive rundet op. Men selv små unøjagtigheder kan blive til betydelige beløb, når de gentages over mange medarbejdere og arbejdsdage. Her kan digital timeregistrering også reducere risikoen for tastefejl sammenlignet med manuel indtastning bagefter.

44 % oplever tidsrøveri med ikke-elektronisk tidsregistrering

Blandt virksomheder, der anvendte en ikke-elektronisk metode, svarede 44 %, at de altid eller nogle gange oplevede tidsrøveri i virksomheden.

67 % med elektronisk tidsregistrering oplever det sjældent eller aldrig

Blandt virksomheder med elektronisk tidsregistrering svarede 67 %, at de sjældent eller aldrig oplevede tidsrøveri.

Digital tidsregistrering kan altså skabe et væsentligt bedre grundlag for registrering af arbejdstid og dokumentation.

Med Workloggers GPS-baserede tidsregistrering kan virksomheden eksempelvis kombinere tidsregistreringen med GPS og geografiske områder omkring arbejdssteder og projekter, så medarbejderen kan registrere tid direkte på arbejdspladsen.

Det betyder, at virksomheden ikke alene har en registreret start- og sluttid, men også kan have et objektivt datagrundlag, der dokumenterer medarbejderens arbejdsdag.

Det kan både beskytte virksomheden mod for høje registreringer og medarbejderen mod at få registreret for få timer.

Mere præcise lønomkostninger og bedre projektøkonomi

For mange virksomheder er medarbejdernes løn en af de største omkostninger.

Samtidig består den reelle medarbejderomkostning af langt mere end selve timelønnen. Derfor kan selv relativt små fejl i tidsregistreringen få betydning for virksomhedens økonomi, for overholdelse og for virksomhedens planlægning. Tabt omsætning opstår som følge af fejl og mangler i tidsregistreringsprocessen.

Hvis virksomheden samtidig skal fakturere kunder efter medgået tid, bliver korrekte timer endnu vigtigere, fordi upræcise registreringer kan betyde, at ikke alt udført arbejde bliver opgjort korrekt.

Undersøgelsen viste også her en forskel mellem manuelle og elektroniske systemer.

14 % med manuel registrering har altid svært ved at sammenligne lønomkostninger

Blandt virksomheder med ikke-elektronisk tidsregistrering svarede 14 %, at de altid havde svært ved at sammenligne forventede lønomkostninger med de faktiske lønomkostninger.

Kun 7 % blandt virksomheder med elektronisk tidsregistrering

Blandt virksomheder med elektronisk tidsregistrering var tallet 7 %.

Det giver god mening.

Hvis medarbejderens timer registreres digitalt direkte på den rigtige sag, kunde eller aktivitet, får virksomheden et langt bedre billede af, hvad arbejdet reelt har kostet.

Med Worklogger kan timer eksempelvis registreres direkte på virksomhedens sager og aktiviteter med integration til virksomhedens lønsystem.

Det gør det lettere at sammenholde:

Planlagte timer → registrerede timer → lønomkostninger → fakturering → projektets resultat, fordi tidsdata kan flyde mere sammenhængende videre til de øvrige processer.

Det giver ikke bare bedre tidsregistrering. Det giver også et bedre grundlag for at se, hvilke typer opgaver virksomheden tjener penge på – og hvilke der tager længere tid end forventet.

Medarbejdere glemmer at stemple ind og ud

En af de mest almindelige årsager til fejl er samtidig en af de mest menneskelige:

Medarbejderen glemmer simpelthen at registrere sin tid.

Man møder ude hos kunden eller på byggepladsen og går direkte i gang.

Først et par timer senere opdager medarbejderen, at vedkommende ikke fik stemplet ind.

Eller også afsluttes arbejdsdagen, medarbejderen sætter sig ind i bilen og kører hjem – uden at få stemplet ud.

Det betyder efterfølgende manuelle rettelser.

Og jo længere tid der går, desto sværere bliver det at huske de præcise tider.

13 % med ikke-elektronisk tidsregistrering siger, at medarbejderne altid glemmer timerne

Blandt virksomheder med ikke-elektronisk tidsregistrering svarede 13 %, at deres medarbejdere altid glemte at registrere arbejdstiden.

9 % blandt virksomheder med elektronisk tidsregistrering

Blandt virksomheder med elektroniske tidsregistreringssystemer var tallet 9 %.

Elektronisk tidsregistrering kan altså reducere problemet, men løser det ikke nødvendigvis helt.

Derfor har vi i Worklogger arbejdet videre med spørgsmålet:

Hvorfor skal medarbejderen overhovedet være afhængig af at huske alle registreringerne selv, når en mobil app kan støtte nem registrering?

Med Workloggers GPS-baserede tidsregistrering kan systemet blandt andet anvende virksomhedens projektlokationer til at hjælpe med at registrere, hvornår medarbejderen ankommer til og forlader arbejdsstedet, og løsningen giver medarbejdere mulighed for at registrere tid direkte, også når de er på farten.

Med Workloggers automatiske tidsregistrering kan endnu større dele af arbejdsdagen registreres automatisk.

Det betyder færre manuelle handlinger for medarbejderen – og dermed færre muligheder for fejl.

Digital timeregistrering kan betyde mindre micromanagement

Det kan umiddelbart lyde paradoksalt.

Mange forbinder digital tidsregistrering og GPS med mere kontrol.

Men manglende dokumentation kan i praksis føre til langt mere kontrol.

Hvis virksomheden ikke har pålidelige data, bliver en leder nødt til løbende at spørge:

Hvornår kom du frem?

Hvornår kørte du igen?

Hvor lang tid brugte du hos kunden?

Var du også på den anden sag?

Hvorfor står der otte timer på projektet?

I undersøgelsen registrerede lidt over 5 % af virksomhederne arbejdstiden ved, at medarbejderen mundtligt skulle melde tiden til en leder.

Yderligere 28 % anvendte papir-timesedler eller regneark.

16 % oplever micromanagement ved ikke-elektronisk tidsregistrering

Blandt virksomheder med ikke-elektronisk tidsregistrering svarede 16 %, at medarbejderne følte sig micromanaget.

9 % ved elektronisk tidsregistrering

Blandt virksomheder med elektronisk tidsregistrering var tallet kun 9 %.

Bedre dokumentation kan altså faktisk reducere behovet for løbende manuel kontrol.

Når data bliver registreret automatisk, behøver virksomheden i mindre grad spørge medarbejderen om, hvad der er sket.

Det er også en central tanke bag Worklogger.

Jo bedre dokumentation virksomheden har, desto mindre behøver ledelsen basere sig på kontrol, hukommelse og diskussioner.

Korrekte registreringer beskytter også medarbejderen

Fejl i tidsregistreringen går begge veje.

Virksomheden kan komme til at betale for mange timer.

Men medarbejderen kan også komme til at få betaling for færre timer, end vedkommende faktisk har arbejdet.

En anden TSheets-undersøgelse fra 2018 viste, at 10 % af arbejdsgiverne indrømmede, at de havde fjernet tid fra medarbejdernes timesedler.

I USA betegnes dette som wage theft – altså at medarbejderen ikke bliver betalt for al den arbejdstid, vedkommende har udført.

Ifølge undersøgelsen koster dette amerikanske medarbejdere omkring 22 milliarder dollars om året.

Næsten 15 % med manuel registrering siger, at de aldrig får helt korrekt løn

Blandt medarbejdere med ikke-elektronisk tidsregistrering svarede næsten 15 %, at de aldrig blev betalt korrekt for de timer, de havde arbejdet.

8 % blandt medarbejdere med elektronisk tidsregistrering

Blandt medarbejdere med elektronisk tidsregistrering var tallet 8 %.

Digital tidsregistrering handler derfor ikke kun om at beskytte virksomheden.

Det handler også om at skabe dokumentation for medarbejderen.

Med Worklogger kan medarbejderen selv se sine registrerede timer, mens virksomheden samtidig har dokumentation for, hvordan registreringerne er blevet til.

Det skaber gennemsigtighed for begge parter.

For tidlige indstemplinger og arbejde uden registrering

Undersøgelsen viste også store forskelle på virksomhedernes regler for indstempling.

Kun 14 % af virksomhedsejerne tillod medarbejderne at stemple ind, præcis når arbejdet begyndte.

Flertallet – 51 % – krævede, at medarbejderen tidligst måtte stemple ind fem minutter før den planlagte starttid.

Virksomheder med ikke-elektroniske tidsregistreringssystemer var samtidig næsten dobbelt så tilbøjelige til at tillade, at medarbejderne arbejdede uden at være stemplet ind, eksempelvis inden den officielle arbejdstid begyndte.

Elektroniske tidsregistreringssystemer giver virksomheden mulighed for at opstille langt mere ensartede regler. Den aftalte normal arbejdstid kan ofte ligge i systemet på forhånd.

I stedet for forskellige mundtlige aftaler kan reglerne håndteres direkte gennem systemets opsætning og virksomhedens tidsregistreringspolitik. Virksomheden skal også kunne registrere afvigelser og håndtere afvigelser, fx overarbejde eller arbejde uden for den aftalte tid.

Den egentlige årsag til fejl i timeregistreringen? Timerne bliver ikke kontrolleret

Undersøgelsen viste, at kun 9 % af virksomhedsejerne aldrig oplevede problemer med fejl i timesedlerne.

Mange virksomheder begår typisk de fleste fejl inden for de samme syv områder.

Hele 40 % oplevede fejl mindst én gang om ugen.

Og 13 % oplevede fejl mindst én gang om dagen.

Det rejser naturligt spørgsmålet:

Er tidsregistreringssystemerne simpelthen ikke gode nok?

Ifølge virksomhederne selv er svaret overvejende nej.

Som tidligere nævnt mente omkring 8 %, at deres system var for kompliceret eller upålideligt.

Langt de fleste pegede i stedet på brugerfejl.

Da virksomhedsejerne blev spurgt om den mest almindelige årsag til fejl, svarede 34 %, at det største problem var medarbejdere, der glemte at stemple ind, stemple ud eller registrere deres timer.

Den næstmest almindelige årsag var, at medarbejderne registrerede tiden på den forkerte sag eller arbejdsopgave.

Men herefter kommer et måske mere overraskende resultat.

Mere end 15 % af virksomhedsejerne svarede, at størstedelen af deres fejl i timesedlerne skyldtes, at medarbejdere eller ledere ikke gennemgik timerne, inden de blev sendt videre til løn.

Det er interessant, fordi denne type fejl ofte er meget nemme at opdage, inden timerne bliver behandlet.

En forkert starttid, manglende udstempling eller forkert sag tager måske ganske få sekunder at rette, mens arbejdsdagen stadig er frisk i medarbejderens hukommelse.

Når registreringen først er sendt videre til lønsystemet, bliver processen langt mere besværlig.

Fejlen kræver ofte manuel rettelse og bruger unødigt tid og ressourcer.

Timerne skal måske rettes i tidsregistreringen, løngrundlaget skal ændres, og i nogle tilfælde kan faktureringen til kunden også være påvirket.

Det er unødvendigt administrativt arbejde, der i mange tilfælde kunne være undgået med en simpel kontrol.

59 % kræver ikke, at medarbejderne kontrollerer deres timer

Undersøgelsen viste, at kun 21 % af de mindre virksomheder krævede, at medarbejderne gennemgik deres timesedler, inden de blev sendt videre til løn.

Yderligere 15 % krævede, at både medarbejderen og en leder, HR-medarbejder eller lønansvarlig gennemgik timerne.

Det efterlader hele 59 % af virksomhederne, som ikke krævede, at medarbejderne kontrollerede deres egne registreringer.

Det kan være en af forklaringerne på, at 66 % af virksomhedsejerne oplevede fejl i timesedlerne mellem én gang om måneden og flere gange om dagen.

Hos Worklogger mener vi derfor, at selve godkendelsesprocessen er mindst lige så vigtig som registreringen.

Virksomheden kan lade medarbejderen gennemgå sine timer, inden de indsendes, og derefter lade en leder kontrollere eller godkende registreringerne, inden de går videre til løn.

På den måde bliver fejlene opdaget dér, hvor de er lettest og billigst at rette.

3 måder at reducere fejl i timeregistreringen

Fejl i tidsregistreringen kan næppe elimineres fuldstændigt.

Medarbejdere er mennesker, og mennesker glemmer ting.

Men med de rigtige arbejdsgange og et system, der hjælper medarbejderen frem for blot at kræve registreringer, kan virksomheden reducere antallet af fejl markant.

1. Medarbejderne bør altid gennemgå deres timer

Hvis tidsregistreringssystemet giver mulighed for det, bør medarbejderen altid kunne gennemgå sine timer, inden de bliver sendt videre til løn.

Medarbejderen kan blandt andet kontrollere:

  • start- og sluttidspunkt

  • pauser

  • registrerede projekter

  • arbejdsaktiviteter

  • kørsel

  • fravær

  • tillæg

Det reducerer risikoen for fejl og giver samtidig medarbejderen mulighed for at kontrollere, at vedkommende bliver betalt for de timer, der faktisk er arbejdet.

Herefter kan virksomheden tilføje endnu et kontrolniveau ved at lade en leder godkende registreringerne.

Worklogger understøtter godkendelse af medarbejdernes timer, så virksomheden kan etablere en arbejdsgang, hvor registreringerne bliver kontrolleret, inden de går videre til løn.

2. Virksomheden skal have klare regler for tidsregistrering

Teknologien kan hjælpe meget, men virksomheden bør samtidig have klare regler.

Hvis medarbejderne registrerer tiden forkert, kan problemet ganske enkelt være, at de ikke ved præcis, hvordan virksomheden ønsker, at registreringen skal foregå, og både medarbejder og arbejdsgiver skal kende processen præcist.

Det bør derfor være klart:

  • Hvornår begynder arbejdstiden?

  • Hvornår skal medarbejderen stemple ind og ud?

  • Hvordan håndteres pauser?

  • Hvordan skal kørsel registreres?

  • Hvordan registreres tid på forskellige projekter?

  • Hvad sker der, hvis medarbejderen glemmer at stemple ind?

  • Hvornår skal timerne indsendes?

  • Hvem skal godkende timerne?

  • Hvordan foretages rettelser inden for de aftalte rammer, som virksomheden har fastsat?

Både nye og eksisterende medarbejdere bør kende reglerne.

Og mindst lige så vigtigt bør reglerne håndhæves ens for alle.

Hvis medarbejderne oplever forskellige regler afhængigt af afdeling, kollega eller leder, bliver både datakvaliteten og tilliden dårligere.

3. Lav en klar procedure for rettelser

Der vil altid være situationer, hvor en registrering skal ændres.

En medarbejder kan glemme at stemple ind.

Telefonen kan være løbet tør for strøm.

En registrering kan ved en fejl være havnet på den forkerte sag.

Derfor bør virksomheden have en klar procedure for rettelser.

Nogle virksomheder giver medarbejderne mulighed for selv at rette registreringerne.

Andre ønsker, at en leder eller administrator skal godkende ændringen.

Begge modeller kan fungere.

Det vigtigste er, at rettelserne sker systematisk og dokumenterbart.

Alternativet er ofte, at administrationen modtager en strøm af beskeder:

“Jeg glemte at stemple ind i går.”

“Kan du lige ændre min tid fra 07.00 til 06.45?”

“De to timer skal egentlig stå på projekt 184.”

Når den slags håndteres gennem SMS, telefonopkald, mails og mundtlige beskeder, bliver administrationen hurtigt uoverskuelig.

Med Worklogger kan registreringerne og rettelserne samles ét sted, så virksomheden har et samlet datagrundlag.

Kan tidsregistreringen automatiseres i stedet?

Den oprindelige undersøgelse fokuserer primært på forskellen mellem manuel tidsregistrering og en digital løsning.

Men teknologien har udviklet sig markant siden undersøgelsen blev gennemført i 2018, og i dag arbejder mange virksomheder med et digitalt system frem for kun elektronisk registrering.

I dag behøver spørgsmålet derfor ikke kun være:

Hvordan får vi medarbejderne til at blive bedre til at huske at registrere deres tid?

Et mindst lige så relevant spørgsmål er:

Hvor meget af tidsregistreringen kan systemet gøre automatisk?

Det er et område, vi har arbejdet meget med i Worklogger.

Med GPS-baseret tidsregistrering kan systemet kende virksomhedens arbejdssteder og projekter.

Med Workloggers automatiske tidsregistrering kan systemet eksempelvis hjælpe med at registrere arbejdstiden ud fra medarbejderens arbejdsdag og bevægelser mellem virksomhedens sager.

Hvis en medarbejder glemmer at stemple ud efter arbejdsdagen, kan systemet også hjælpe med at afslutte registreringen automatisk efter virksomhedens opsatte regler, især når tidsregistrering indgår i et samlet system med de øvrige processer.

Det reducerer afhængigheden af den menneskelige hukommelse.

Og færre manuelle handlinger betyder som udgangspunkt færre steder, hvor der kan opstå fejl.

God tidsregistrering handler om mere end medarbejdernes arbejdstid

Undersøgelsen viser noget, som stadig er relevant:

Problemet er sjældent bare selve tidsregistreringssystemet.

Fejl opstår ofte, fordi medarbejderen glemmer at registrere tiden, vælger den forkerte arbejdsopgave eller ikke får gennemgået registreringerne, inden de sendes videre.

Derfor har vi i Worklogger valgt at arbejde med hele processen omkring tidsregistreringen.

Fra selve registreringen til GPS-dokumentation, automatisk tidsregistrering, projektregistrering, rettelser og godkendelse.

Målet er ikke blot at erstatte papir-timesedlen med en digital version.

Målet er at reducere behovet for manuel registrering og samtidig give virksomhed og medarbejder et bedre og mere objektivt datagrundlag.

Det giver:

  • færre fejl i tidsregistreringen

  • mindre administrativt arbejde

  • mere korrekt løn

  • bedre grundlag for fakturering

  • mere præcis projektøkonomi

  • bedre dokumentation

  • færre diskussioner om arbejdstiden

I sidste ende handler tidsregistrering nemlig ikke kun om at vide, hvor mange timer en medarbejder har arbejdet.

Det handler om at skabe dokumentation, som både virksomheden, medarbejderen og kunden kan have tillid til.


Om undersøgelsen

*Pollfish lavede en undersøgelse, hvor de i september 2018 spurgte 731 anonyme amerikanske virksomhedsejere over 18 år om deres vaner, udfordringer og politikker omkring tidsregistrering.

Undersøgelsen er gennemført i USA, og statistikkerne skal derfor ikke betragtes som dokumentation for forholdene specifikt blandt danske virksomheder. De giver derimod et interessant indblik i de typiske udfordringer, der kan opstå ved både manuel og elektronisk tidsregistrering.

Kilde: QuickBooks / Pollfish, 2018.

Ofte stillede spørgsmål om fejl i timeregistreringen

Ifølge undersøgelsen er den mest almindelige årsag, at medarbejdere glemmer at stemple ind, stemple ud eller registrere deres arbejdstid. 34 % af virksomhederne pegede på dette som den største årsag til fejl.

Ja. Elektronisk tidsregistrering kan reducere en række af de fejl, der typisk opstår ved papir, Excel og manuelle registreringer. Med Worklogger kan tidsregistreringen desuden kombineres med GPS, projektregistrering og automatiske funktioner, så medarbejderen i mindre grad er afhængig af selv at huske alle registreringer.

Worklogger kan anvende GPS-baseret og automatisk tidsregistrering, så systemet kan hjælpe med at registrere medarbejderens ankomst og afgang fra arbejdssteder. Det kan reducere antallet af manuelle registreringer og dermed også risikoen for glemte ind- og udstemplinger.

Fejl er langt lettere at rette, inden timerne bliver sendt videre til løn eller fakturering. Undersøgelsen viste, at mere end 15 % af virksomhederne oplevede, at fejl skyldtes manglende gennemgang fra medarbejdere eller ledere. Derfor bør timerne kontrolleres og eventuelt godkendes, inden de behandles videre.

Ja. Når arbejdstiden dokumenteres digitalt og eventuelt understøttes af GPS-data, bliver virksomheden mindre afhængig af mundtlige forklaringer og manuel kontrol. I undersøgelsen oplevede 16 % af virksomheder med ikke-elektronisk tidsregistrering, at medarbejderne følte sig micromanaget, mod 9 % blandt virksomheder med elektronisk tidsregistrering.

Den bedste løsning er en kombination af klare regler, digital tidsregistrering og en fast godkendelsesprocedure. Medarbejderne bør vide, hvordan tiden skal registreres, have mulighed for at kontrollere deres timer og benytte et system som Worklogger, der kan automatisere så meget af processen som muligt.

Få en gratis & uforpligtende opstartssamtale hos Worklogger

Vi bestræber os på at kontakte dig inden for 24 timer, så du kan se, hvordan vores systemer kan spare din virksomhed både tid og penge.

Udfyld formularen og book en gratis samtale.

Noël ejer af worklogger

Noël Birkholm
Founder af Worklogger

Dit overblik begynder lige her!

Hvordan må vi kontakte dig?