Hvornår har tidsregistrering tjent sig hjem? Pris og afkast

Prisen på et tidsregistreringssystem består som regel af flere dele. Kend dem alle, når I sammenligner, for et lavt abonnement kan blive dyrt, hvis resten kommer oveni.

• Abonnement pr. bruger. Den største post er normalt en fast pris pr. medarbejder pr. måned. Tæl også underleverandører med, hvis de skal registrere timer.
• Opstart og implementering. Opsætning af regler for overtid og tillæg, oprettelse af medarbejdere og sager og oplæring.
• Udstyr. Arbejdstelefoner, hvis medarbejderne ikke har dem, og GPS-enheder til firmabilerne, hvis kørsel skal registreres automatisk.
• Tilvalg. Fx sagsstyring, vareforbrug, zoneovervågning eller sporing af værktøj.
• Integrationer. Overførsel af timer til lønsystemet og af sager til fakturering.
• Jeres egen tid. De første uger går der tid med at indføre systemet og vænne sig til nye rutiner.

Hvad det koster for jer, afhænger af antal medarbejdere, biler og tilvalg. Få en vejledende pris på to minutter i prisberegneren.

Det er let at se prisen på et system. Det er sværere at se, hvad det koster at fortsætte med timesedler, beskeder og regneark. Udgifterne er der, men de står ikke på nogen regning:

• Timer, der ikke bliver faktureret. Når timer skrives ned bagefter, rundes de ned, eller små opgaver bliver glemt.
• Kørsel, der ikke kommer med. Ekstra ture efter materialer bliver sjældent noteret, og så kommer de ikke med på fakturaen.
• Tid på kontoret. Nogen skal samle sedlerne, taste dem ind og ringe rundt, når der mangler noget.
• Fejl i lønnen. Overtid og tillæg, der beregnes i hånden, giver fejl begge veje.
• Lovkravet. Siden 1. juli 2024 skal den daglige arbejdstid registreres i et system, der er objektivt, pålideligt og tilgængeligt.

Læs mere om, hvad upræcis tidsregistrering koster virksomheder om året.

Regnestykket er enkelt, når I deler gevinsten op i tre dele:

1. Mere omsætning: timer og kørsel, der i dag ikke bliver faktureret.
2. Mindre administration: tid på kontoret og tid, medarbejderne bruger på timesedler.
3. Færre fejl: lønfejl, kreditnotaer og diskussioner med kunder.

Læg de tre dele sammen pr. måned, og træk abonnementet fra. Det, der er tilbage, er jeres månedlige gevinst. Tjent-hjem-tiden for opstart og udstyr er så:

Tjent-hjem-tid i måneder = engangsudgifter ÷ (månedlig gevinst − månedligt abonnement)

Brug forsigtige tal. Hvis regnestykket kun hænger sammen med optimistiske antagelser, hænger det ikke sammen.

Virksomheden i eksemplet er opdigtet, og tallene er afrundede. Brug jeres egne tal til at regne efter.

Virksomheden

VVS-firmaet har 8 montører og 4 servicebiler. Der faktureres 595 kr. i timen ekskl. moms, og en ekstra tur efter materialer faktureres med 350 kr. En time på kontoret, eller en montørtime brugt på administration, koster virksomheden ca. 350 kr.

Før: timesedler og beskeder

Montørerne skriver timer på sedler om aftenen eller sidst på ugen. Bogholderen taster dem ind, ringer rundt om det, der mangler, og regner overtid i hånden. Ture til grossisten bliver kun noteret en gang imellem.

Nu: tiden registreres på sagen

Montørerne tjekker ind med ét tryk om morgenen. Tiden registreres automatisk på den adresse, de arbejder på, og kørslen registreres på sagen. Overtid beregnes efter virksomhedens regler, og timerne går direkte til lønsystemet.

Gevinsten pr. måned

Hvornår er det tjent hjem?

Gevinsten svarer til ca. 5.000 kr. pr. montør om måneden. Så længe systemet koster mindre end det pr. medarbejder, giver det overskud fra første måned. Selv hvis kun halvdelen af gevinsten holder, er der ca. 20.000 kr. om måneden at gøre godt med.

Engangsudgifter til opstart, telefoner og GPS-enheder skal også tjenes hjem. I eksemplet vil selv engangsudgifter på 40.000 kr. være tjent hjem på et par måneder, så længe abonnementet ligger et godt stykke under gevinsten.

Over et år svarer gevinsten til knap en halv million kroner. To tredjedele af beløbet er omsætning, som virksomheden allerede havde arbejdet for, men ikke fik faktureret.

Et tidsregistreringssystem er ikke lige god forretning for alle. Det tjener sig langsomt hjem, når:

• Der er meget få medarbejdere, og ejeren selv har styr på alle timer og al kørsel.
• Arbejdet udføres til fast pris uden kørsel, ekstraarbejde eller overtid. Så er gevinsten mest administrativ, selvom lovkravet om at registrere arbejdstiden stadig gælder.
• Systemet ikke bliver brugt. Hvis medarbejderne ikke er med, bliver data ikke bedre end før. Derfor er oplæring i tidsregistrering en del af investeringen.
• Timerne ikke bruges til noget. Gevinsten kommer først, når data bruges til løn, faktura og efterkalkulation.

• Lovkravet er opfyldt. Den daglige arbejdstid er registreret og kan dokumenteres.
• Bedre tilbud. Når I kan se, hvad sagerne faktisk kostede, kan næste tilbud regnes mere præcist. Læs om efterkalkulation for håndværkere.
• Færre diskussioner. Fakturaer med timer og kørsel specificeret er lettere at forsvare over for kunden.
• Hurtigere fakturering. Når data ligger klar, kan sagen faktureres, så snart den er færdig, og pengene kommer hurtigere ind.

1. Regn jeres eget eksempel med tabellen ovenfor og jeres egne timepriser.
2. Vælg et system, der hænger sammen med løn og fakturering, så timerne ikke tastes to gange. Worklogger er en samlet ERP-løsning, hvor tid, kørsel, sager og materialer ligger samme sted.
3. Brug automatik, hvor det giver mening. Med automatisk tidsregistrering registreres tiden på adressen, så ingen skal huske at stemple.
4. Knyt tid og kørsel til sagen med sagsstyring, så fakturaen kan laves direkte fra sagen.
5. Følg op efter tre måneder. Sammenlign fakturerede timer og kontortid med tiden før.

Står I og skal vælge system, så se vores objektive guide til valg af tidsregistreringssystem.