Derfor er oplæring i tidsregistrering vigtig for medarbejderne
Den rigtige oplæring gør det lettere at tage ny teknologi i brug, reducerer fejl i tidsregistreringen og skaber større opbakning blandt medarbejderne
Opsummering af pointer
For meget tekst for dig? Her kan du se en opsummering af pointerne i artiklen.
- God oplæring reducerer fejl i medarbejdernes tidsregistrering.
- Tidsregistreringen bør passe til medarbejdernes daglige arbejdsgange.
- Klare regler gør det lettere at registrere timer korrekt og ensartet.
- Løbende træning hjælper medarbejderne med at bruge nye funktioner rigtigt.
- Worklogger kan gøre tidsregistreringen enklere med mobil, stempelur, GPS-zoner og automatisering.
Indholdsfortegnelse
Gamle vaner kan være svære at ændre. Hvis medarbejderne er vant til at registrere deres arbejdstid med kuglepen og papir, i et regneark som Excel eller på papirsedler, eller måske først udfylder deres timer lige inden lønkørslen, kan overgangen til et digitalt tidsregistreringssystem virke som en stor forandring. Derfor er oplæring i tidsregistrering vigtig: Medarbejderne skal vide, hvordan de registrerer deres arbejdstid korrekt, så I minimerer fejl og sparer administration.
Men manuel tidsregistrering har også sine udfordringer.
En undersøgelse foretaget af Pollfish viste, at 44 % af virksomhedsejerne oplevede fejl i medarbejdernes timesedler – for nogle virksomheder endda ugentligt eller dagligt.*
Blandt de virksomheder, der oplevede fejl, mente 8 %, at deres tidsregistreringssystem var årsagen, eksempelvis fordi systemet var for kompliceret eller ustabilt. De resterende 92 % vurderede derimod, at fejlene primært skyldtes brugerne.
Det understreger en vigtig pointe: Det er ikke nok blot at indføre et digitalt tidsregistreringssystem. Medarbejderne skal også vide, hvordan det bruges korrekt. Her får virksomhedsejere, ledere, HR-medarbejdere og administratorer et overblik over, hvordan god oplæring, klare regler, det rigtige system og medarbejdernes opbakning kan sikre korrekt løn, mere præcis fakturering, mindre administrativt arbejde og en løsning, som faktisk bliver brugt.
Mange medarbejdere får kun begrænset oplæring
Selv det bedste tidsregistreringssystem kan give problemer, hvis medarbejderne ikke ved, hvordan de skal bruge det.
Alligevel viste undersøgelsen, at kun 25 % af virksomhedsejerne giver medarbejderne grundig og omfattende oplæring i det tidsregistreringssystem, de skal anvende.
Samtidig svarede:
21 %, at medarbejderne kun får minimal oplæring.
14 %, at medarbejderne slet ikke får oplæring i tidsregistrering.
Det betyder, at en betydelig del af medarbejderne i praksis forventes selv at finde ud af, hvordan systemet fungerer.
Det kan hurtigt føre til fejl, frustrationer og unødvendigt administrativt arbejde.
Hvordan bliver medarbejderne typisk oplært?
Blandt de virksomheder, der tilbyder oplæring, viste undersøgelsen, at 24 % benytter online vejledninger og skriftligt materiale til at forklare medarbejderne, hvordan tidsregistreringen fungerer.
Det forudsætter naturligvis, at medarbejderne rent faktisk læser materialet – og forstår det.
I mange virksomheder bliver oplæringen i stedet overladt til en leder, administrator eller HR-medarbejder. Udfordringen er, at den person ikke nødvendigvis selv har fået en grundig introduktion til systemet.
Kun 23 % af virksomhedsejerne oplyste, at de fik personlig og dedikeret oplæring direkte fra leverandøren af tidsregistreringssystemet.
Det kan være en væsentlig forskel.
Når både administratorer og medarbejdere forstår, hvordan systemet fungerer, bliver det væsentligt nemmere at skabe faste rutiner og sikre korrekt registrering af arbejdstiden.
Dårlig oplæring i manuel tidsregistrering kan skabe dyre fejl
Hvis medarbejderne ikke forstår virksomhedens tidsregistrering, kan det blandt andet føre til:
Manglende registrering af timer.
Registrering på forkerte projekter eller aktiviteter.
Forkerte møde- eller sluttidspunkter.
Glemte ind- eller udstemplinger.
Fejl i løngrundlaget.
Forkert fakturering til kunder.
Ekstra administration for løn- og økonomiafdelingen.
I værste fald kan medarbejderne helt undlade at bruge systemet korrekt, fordi de oplever det som besværligt eller uoverskueligt.
Derfor bør virksomheder afsætte tid til oplæring – både når et nyt tidsregistreringssystem implementeres, og når nye medarbejdere starter.
En relativt lille investering i oplæring kan spare virksomheden for mange timers efterfølgende kontrol og rettelser.
Samtidig får medarbejderne større sikkerhed for, at deres arbejdstid bliver registreret korrekt, så de får den løn, de har krav på, og dermed korrekt løn.
3 måder at få medarbejderne godt i gang med digital tidsregistrering
1. Vælg et tidsregistreringssystem, der passer til medarbejdernes arbejdsdag
Tidsregistrering bør ikke være noget, medarbejderne skal bruge unødvendig tid på.
Jo lettere registreringen er, desto større er sandsynligheden for, at medarbejderne bruger systemet korrekt, fordi oplæring i tidsregistrering bør tage udgangspunkt i en simpel løsning, hvor tidsregistrering er integreret og ukompliceret i arbejdsdagen.
Derfor bør løsningen passe til den måde, virksomheden rent faktisk arbejder på.
Hvis medarbejderne eksempelvis arbejder ude hos kunder eller på forskellige byggepladser, kan GPS-baseret tidsregistrering til byggebranchen gøre registreringen enklere og mere præcis, og tidsregistreringen bør kunne foretages direkte fra mobilen.
Med Worklogger kan medarbejderen eksempelvis registrere tid via appen, og med få og relevante felter bliver registreringen hurtigere, mens færre felter kan løfte datakvaliteten. Medarbejderen skal også hurtigt kunne vælge det relevante projekt eller den rette aktivitetstype uden unødig manuel indtastning.
Virksomheder kan også benytte GPS og geografiske zoner omkring projekter til at gøre registreringen endnu enklere. Afhængigt af virksomhedens opsætning kan Worklogger blandt andet hjælpe medarbejderen med automatisk tidsregistrering med ind- og udstempling, når vedkommende ankommer til eller forlader et arbejdssted.
Hvis medarbejderne primært arbejder på kontor, kan registreringen i stedet foretages via computer eller telefon, så et godt tidsregistreringssystem fungerer på både desktop og mobil.
Og hvis mange medarbejdere møder på samme adresse, eksempelvis et lager, værksted eller en byggeplads, kan et fælles digitalt stempelur være en mere naturlig løsning.
Pointen er, at medarbejderne ikke skal tilpasse deres arbejdsdag til tidsregistreringssystemet.
Tidsregistreringssystemet bør så vidt muligt tilpasses medarbejdernes arbejdsdag.
2. Brug leverandørens erfaring
Når en virksomhed implementerer et nyt tidsregistreringssystem, kræver det en struktureret tilgang, så de personer, der skal administrere løsningen, forstår mulighederne.
Det gælder blandt andet:
Opsætning af medarbejdere.
Projekter og aktiviteter.
Regler for arbejdstid og overtid.
GPS-zoner.
Godkendelse af timer.
Løn- og økonomiintegrationer.
Rettigheder og medarbejdergrupper.
Hos Worklogger hjælper vi virksomheder med opsætning og implementering, så systemet bliver tilpasset virksomhedens arbejdsgange, tager højde for eksisterende processer og kan spille sammen med eksisterende systemer.
Det er særligt vigtigt i begyndelsen.
Hvis administratorer og ledere forstår systemet ordentligt, bliver det langt lettere for dem efterfølgende at hjælpe medarbejderne.
Helst bør alle data samles i én løsning.
Medarbejderne skal samtidig vide, hvor de kan få hjælp, hvis de støder på problemer.
En hurtig afklaring af et spørgsmål er langt bedre end, at medarbejderen udvikler sin egen løsning eller begynder at registrere arbejdstiden forkert, og en ordentlig opsætning giver samtidig et solidt grundlag for senere strategiske beslutninger.
3. Lav faste regler for tidsregistreringen
Et tidsregistreringssystem fungerer bedst, når alle medarbejdere ved, hvad der forventes af dem.
Virksomheden bør derfor have nogle enkle og tydelige regler for tidsregistreringen, så alle har et fælles grundlag for fravær og lønbehandling.
Det kan eksempelvis være:
Hvornår skal medarbejderen stemple ind?
Hvornår skal medarbejderen stemple ud?
Hvordan registreres pauser?
Hvordan registreres transporttid?
Hvilket projekt skal tiden registreres på?
Hvad gør medarbejderen, hvis en registrering mangler?
Hvornår skal timerne være godkendt?
Den mest effektive metode er, at medarbejderne registrerer løbende frem for at samle timerne til sidst.
Reglerne bør være ensartede og kommunikeres tydeligt til medarbejderne, også når det gælder egen tidsregistrering og behovet for at registrere afvigelser.
Det er samtidig vigtigt at fastholde de nye arbejdsgange efter implementeringen.
Hvis nogle medarbejdere får lov til fortsat at skrive timer på papir, mens andre registrerer digitalt, risikerer virksomheden hurtigt at ende med flere parallelle systemer.
Det skaber både mere administration og større risiko for fejl.
Oplæring bør ikke kun være for nye medarbejdere
Oplæring i tidsregistrering behøver ikke kun ske én gang.
Det kan være en god idé løbende at gennemgå systemet med medarbejderne.
Det gælder især, hvis virksomheden:
Indfører nye funktioner.
Ændrer reglerne for arbejdstid.
Ændrer måden timer godkendes på.
Introducerer automatisk tidsregistrering.
Begynder at bruge GPS eller projektzoner.
Ændrer arbejdsgange omkring løn eller fakturering.
En kort gennemgang kan ofte være nok til at undgå mange efterfølgende spørgsmål og fejl.
Samtidig giver det medarbejderne mulighed for at stille spørgsmål og gøre opmærksom på situationer, hvor registreringen ikke fungerer optimalt.
Medarbejdernes opbakning gør systemet bedre
En succesfuld implementering af tidsregistrering handler ikke kun om teknologi.
Det handler mindst lige så meget om mennesker.
Hvis medarbejderne forstår:
Hvorfor virksomheden registrerer arbejdstiden.
Hvordan systemet fungerer.
Hvad oplysningerne bruges til, herunder at tidsregistrering giver bedre overblik over medarbejdernes arbejdstid.
Hvordan korrekt registrering også gavner medarbejderen.
… bliver det som regel langt lettere at skabe opbakning.
Korrekt tidsregistrering giver virksomheden et bedre grundlag for løn, fakturering, projektstyring og dokumentation og kan samtidig være med til at øge produktiviteten.
Men det giver også medarbejderen sikkerhed for, at den arbejdstid, der faktisk er udført, bliver registreret korrekt.
Derfor bør tidsregistrering ikke blot introduceres som endnu et administrativt krav.
Det bør præsenteres som et fælles værktøj, der skaber et fælles grundlag for bedre dokumentation, færre fejl og større gennemsigtighed mellem medarbejdere og virksomhed.
Et pålideligt tidsregistreringssystem er kun så godt som den måde, det bliver brugt på
Digital tidsregistrering kan automatisere en stor del af virksomhedens administration og mindske risikoen for fejl.
Fra 1. juli 2024 er tidsregistrering lovpligtigt i Danmark, og alle danske virksomheder skal have et tidsregistreringssystem. Det gælder alle danske virksomheder, fordi danske arbejdsgivere skal registrere arbejdstid for at leve op til nye lovkrav. Det kræver et system til registrering af arbejdstid, som opfylder alle krav og er objektivt pålideligt og tilgængeligt efter gældende lovgivning. Digital registrering sikrer overholdelse af arbejdstidsregler, og tidsregistreringen skal sikre overholdelse af arbejdstidsregler. Data fra tidsregistreringen skal opbevares i mindst 5 år, og virksomheder skal kunne dokumentere medarbejdernes daglige arbejdstid samt den samlede daglige arbejdstid og den faktiske arbejdstid. Lovgrundlaget for kravet blev indført ved Retsinformation lov nr. 89.
Men teknologien kan ikke stå alene.
Virksomheder, der kombinerer et brugervenligt tidsregistreringssystem med klare regler og ordentlig oplæring, har langt bedre forudsætninger for at få medarbejderne med fra begyndelsen.
Det betyder færre fejl i timesedlerne, mindre administrativt arbejde og et mere præcist grundlag for både løn, fakturering og projektstyring.
Med Worklogger kan virksomheder tilpasse tidsregistreringen til forskellige medarbejdergrupper og arbejdssituationer – lige fra manuel registrering og digitalt stempelur til mobil tidsregistrering, GPS-zoner og automatisk ind- og udstempling.
Målet er det samme:
Tidsregistreringen skal være så enkel som muligt for medarbejderen og samtidig give virksomheden den dokumentation, den har brug for.
Om undersøgelsen af lovpligtig tidsregistrering
*Analysevirksomheden Pollfish gennemførte i september 2018 en undersøgelse blandt 731 anonyme virksomhedsejere over 18 år i USA for at undersøge deres vaner og politikker omkring tidsregistrering.
Kilde: QuickBooks / Pollfish, 2018.
Ofte stillede spørgsmål om oplæring i tidsregistrering
Hvorfor er oplæring i tidsregistrering vigtig?
Oplæring sikrer, at medarbejderne ved, hvordan de skal registrere deres arbejdstid korrekt. Det reducerer fejl, sparer administration og giver et mere præcist grundlag for løn, fakturering og projektstyring.
Hvilke fejl kan manglende oplæring føre til?
Manglende oplæring kan blandt andet føre til glemte ind- og udstemplinger, registrering på forkerte projekter, manglende timer og fejl i løngrundlaget. Det kan skabe ekstra arbejde for både medarbejdere og administration.
Hvordan gør man tidsregistrering nemmere for medarbejderne?
Det vigtigste er at vælge en løsning, der passer til medarbejdernes arbejdsdag. Det kan eksempelvis være registrering via mobil, computer, digitalt stempelur eller automatisk tidsregistrering med GPS-zoner.
Skal medarbejdere kun oplæres, når systemet bliver indført?
Nej. Det er en god idé løbende at gennemgå tidsregistreringen, især når virksomheden introducerer nye funktioner, ændrer arbejdstidsregler eller justerer arbejdsgange omkring løn, projekter og godkendelse.
Hvordan kan Worklogger hjælpe med korrekt tidsregistrering?
Worklogger kan tilpasses forskellige medarbejdergrupper og arbejdssituationer. Virksomheden kan blandt andet bruge manuel tidsregistrering, mobilapp, digitalt stempelur, GPS-zoner og automatisk ind- og udstempling.
Hvordan får man medarbejderne til at tage godt imod et nyt tidsregistreringssystem?
Medarbejderne bør forstå både, hvordan systemet bruges, og hvorfor virksomheden bruger det. Klare regler, god oplæring og en brugervenlig løsning gør det lettere at skabe opbakning og sikre korrekt registrering fra starten.
