Fakturering af kørsel: sådan kommer turen med på regningen
Kørsel er en af de poster, der oftest falder af fakturaen. Det gælder især de ekstra ture efter materialer midt på dagen. Her er de mest brugte måder at tage betaling for kørsel på, hvad I skal aftale med kunden, og hvordan turen kommer med på regningen, uden at nogen skal huske den.
Opsummering af pointer
For meget tekst for dig? Her kan du se en opsummering af pointerne i artiklen.
- Kørsel falder oftest af fakturaen, fordi den ikke bliver registreret, ikke på grund af prisen.
- Vælg en model, der er nem at forklare og registrere: fast gebyr, pris pr. km, kørselstid eller zonepriser.
- Skriv kørslen ind i tilbuddet, og oplys altid priser til private inkl. moms.
- Kørsel på fakturaen er ikke det samme som skattefri kørselsgodtgørelse til medarbejderne.
- Når kørslen registreres automatisk på sagen, kommer de ekstra ture med på regningen.
Indholdsfortegnelse
Hvorfor kørslen falder af fakturaen
De fleste håndværksvirksomheder har en pris for kørsel. Problemet er sjældent prisen, men at kørslen ikke bliver registreret:
- Ekstra ture bliver glemt. Turen til grossisten efter en manglende del bliver sjældent skrevet ned.
- Flere sager på samme dag. Når montøren kører mellem tre kunder, er det uklart, hvilken tur der hører til hvilken sag.
- Registreringen sker bagefter. Når timesedlen udfyldes om fredagen, er detaljerne væk.
- Uklar aftale. Hvis kørslen ikke stod i tilbuddet, tør man ikke sætte den på regningen.
Resultatet er, at kørsel, I har betalt for i form af løn, brændstof og slid på bilen, ikke bliver faktureret.
Sådan kan I tage betaling for kørsel
Der er ingen faste regler for, hvordan en håndværker skal tage betaling for kørsel. Det er en del af jeres prisfastsættelse. De mest brugte modeller er:
| Model | Sådan virker det | God til |
|---|---|---|
| Fast kørselsgebyr | Et fast beløb pr. besøg eller pr. dag | Mindre opgaver i et afgrænset område |
| Pris pr. km | Antal kørte km gange en sats | Lange eller varierende afstande |
| Kørselstid som arbejdstid | Tiden i bilen faktureres til timeprisen | Opgaver, hvor kørslen tager lang tid |
| Zonepriser | Fast pris efter afstand fra værkstedet | Et stort område med mange kunder |
| Indregnet i timeprisen | Ingen særskilt post for kørsel | Faste kunder og fastprisopgaver |
Mange kombinerer, fx et fast kørselsgebyr for første tur og en pris pr. tur for ekstra ture efter materialer. Vælg den model, der er nem at forklare kunden og nem at registrere.
Aftal kørslen, før I kører
Den bedste beskyttelse mod diskussioner er, at kørslen står i tilbuddet eller overslaget:
- Skriv modellen ind. Fx “Kørsel faktureres med X kr. pr. besøg” eller “Ekstra ture efter materialer faktureres med X kr. pr. tur”.
- Priser til private skal være med moms. Når I giver en pris til en forbruger, skal den samlede pris inkl. moms fremgå.
- Hold øje med overslaget. Er der givet et overslag til en privat kunde efter AB Forbruger, skal kunden som udgangspunkt kontaktes, hvis prisen ser ud til at stige mere end 15 %. Ekstra kørsel tæller med i den samlede pris.
- Ved ekstraarbejde aftales den kørsel, ændringen medfører, sammen med ændringen.
Kørsel på fakturaen er ikke kørselsgodtgørelse
Det er to forskellige ting, som tit bliver blandet sammen:
- Kørsel på fakturaen er det, kunden betaler for. Prisen fastsætter I selv.
- Kørselsgodtgørelse er det, I betaler en medarbejder, der kører erhvervsmæssigt i sin egen bil. Den kan udbetales skattefrit efter statens satser, som i 2026 er 3,94 kr. pr. km for de første 20.000 km om året og 2,28 kr. pr. km derover.
Kører medarbejderne i firmabil, er der ingen kørselsgodtgørelse, men kørslen skal stadig faktureres. Begge dele kræver det samme: præcis registrering af, hvornår der er kørt, og hvorhen. Læs mere om reglerne i guiden om elektronisk kørebog.
Hvad skal stå på fakturaen?
En kørselspost, kunden kan forstå, bliver sjældnere afvist. Medtag:
- Dato og sag eller adresse
- Antal ture, km eller tid, afhængigt af jeres model
- Sats og beløb
- Formålet med ekstra ture, fx “afhentning af pakninger hos grossist”
Dokumentationen behøver ikke stå på selve fakturaen, men den skal kunne findes, hvis kunden spørger. Det er nemmest, når kørslen er registreret på sagen, mens den sker.
Fiktivt eksempel: elinstallatør med seks biler
Virksomheden i eksemplet er opdigtet, og tallene er afrundede. Brug jeres egne tal til at regne efter.
Elinstallatøren har 6 servicebiler, der hver dag kører til 3 til 4 kunder. Kørsel faktureres med et fast gebyr pr. besøg, og ekstra ture efter materialer med 380 kr. pr. tur. Kørselstid ud over gebyret faktureres til 575 kr. i timen, og en time på kontoret koster ca. 350 kr.
| Post | Før | Pr. måned |
|---|---|---|
| Ekstra ture efter materialer | 45 ture, kun 20 kom med på fakturaen | 25 × 380 kr. = 9.500 kr. |
| Kørselstid | 10 min pr. bil pr. dag blev ikke registreret: 6 × 10 min × 20 dage = 20 t | 20 t × 575 kr. = 11.500 kr. |
| Kontortid | 6 t om måneden på at stykke kørslen sammen | 6 t × 350 kr. = 2.100 kr. |
| Afslag til kunder | 2 sager, hvor kørslen blev frafaldet pga. manglende dokumentation | ca. 3.000 kr. |
| I alt | ca. 26.100 kr. |
Det svarer til godt 310.000 kr. om året. Over 90 % af beløbet er omsætning, som virksomheden allerede havde kørt for, men ikke fik faktureret.
Sådan kommer kørslen automatisk med på sagen
Den sikreste måde at få kørslen med på er, at ingen skal huske den. I Worklogger oprettes en sag med en adresse og en radius for, hvor opgaven ligger. Derefter registreres kørslen automatisk:
- Kørsel til og fra sagen registreres, når bilen kører ind og ud af sagens radius.
- Ekstra ture efter materialer knyttes til sagen, når montøren kommer tilbage inden for radius.
- Kørebogen føres automatisk med GPS i bilen. Se mere om overvågning af firmabiler og kørsel.
- Fakturaen laves fra sagen med sagsstyring og sendes via Dinero eller e-conomic med kørslen specificeret.
Virksomheden vælger selv, hvad der faktureres. Se, hvordan det virker i praksis for en skadeservice med mange akutte ture.
FAQ om fakturering af kørsel
Må en håndværker tage betaling for kørsel?
Ja. Kørsel er en almindelig del af prisen. Det vigtigste er, at den er aftalt, så kunden ved det på forhånd, og at prisen til private er oplyst inkl. moms.
Hvad tager en håndværker typisk for kørsel?
Det varierer meget efter branche, område og model. Nogle tager et fast gebyr pr. besøg, andre en pris pr. km eller kørselstiden til timeprisen. Prisen bør dække jeres reelle udgifter til løn, bil og brændstof.
Skal der moms på kørsel?
Ja, når kørslen faktureres som en del af en momspligtig ydelse, følger den momsen på resten af fakturaen.
Hvad gør vi, hvis kunden afviser kørslen?
Vis aftalen og dokumentationen: dato, antal ture og formål. Er kørslen hverken aftalt eller dokumenteret, ender den ofte med at blive frafaldet.
Kan kørsel faktureres automatisk?
Ja, når kørslen registreres på sagen, kan den komme med på fakturaen uden manuel indtastning. I Worklogger registreres kørslen ud fra sagens adresse og radius, og fakturaen sendes via Dinero eller e-conomic.
Skal vi tage en uforpligtende snak?
Vi viser, hvordan kørsel registreres automatisk på sagen og kommer med på fakturaen. Vi svarer typisk inden for 3 minutter i åbningstiden.
