Tidsregistrering for funktionærer og fastlønnede medarbejdere

Når en virksomhed registrerer arbejdstiden for timelønnede medarbejdere, får ledelsen automatisk en række oplysninger om, hvordan arbejdet fordeler sig.

En leder kan eksempelvis se, hvis medarbejderne konsekvent arbejder over, eller hvis bestemte projekter kræver langt flere timer end forventet. På samme måde kan historiske tidsdata bruges til bedre at estimere kommende opgaver og projekter.

Hvis fastlønnede medarbejdere derimod ikke registrerer deres tid, mangler virksomheden en væsentlig del af dette datagrundlag.

Man ved ganske enkelt ikke præcist, hvor meget tid der bruges, eller hvilke kunder, projekter og interne opgaver arbejdstiden går til.

I TSheets-undersøgelsen svarede 36 % af virksomhederne, at de nogle gange eller altid havde svært ved at følge de projekter, som deres fastlønnede medarbejdere arbejdede på.

1. Tidsregistrering kan øge produktiviteten

Ikke alle medarbejdere har behov for at registrere hvert minut for at kunne arbejde koncentreret. Men for mange kan registrering af arbejdstiden skabe en bedre struktur på arbejdsdagen.

Når tiden registreres på konkrete projekter, kunder eller aktiviteter, bliver det lettere at se, hvad arbejdsdagen faktisk bliver brugt på. Effektiv tidsregistrering kan samtidig forbedre produktiviteten med op til 17%.

Det kan gøre det nemmere for både medarbejdere og ledelse at prioritere bedre og opdage:

• opgaver der tager uforholdsmæssigt lang tid

• projekter der kræver flere ressourcer end forventet

• for meget tid brugt på administrative opgaver

• manglende tid til vigtige kerneopgaver

• uhensigtsmæssige prioriteringer i hverdagen

Eksempel på brug af tidsdata

Softwarevirksomheden Atomic Object beskrev eksempelvis tidsregistrering som en central del af arbejdet med at holde projekter på sporet og skabe balance mellem fakturerbart arbejde og andre aktiviteter.

Tidsregistrering behøver derfor ikke kun være et spørgsmål om kontrol. Brugt korrekt kan data være et værktøj til at skabe bedre prioritering og en mere effektiv arbejdsdag.

2. Projektøkonomi gælder også fastlønnede medarbejdere

Når virksomheder arbejder med projektøkonomi, er fokus ofte på de timelønnede medarbejdere.

Hvis en medarbejder eksempelvis koster et bestemt beløb i timen og bruger fem timer på en opgave, kan virksomheden relativt nemt beregne lønomkostningen på projektet.

Men arbejdstiden har naturligvis også en økonomisk værdi, når medarbejderen er fastlønnet.

Eksempel på projektøkonomi

Forestil dig eksempelvis en projektleder med fast månedsløn, der bruger 40 timer på et kundeprojekt, og at bare en enkelt medarbejder ikke får registreret timerne, så projektets omkostninger let bliver undervurderet.

Hvis de 40 timer ikke registreres, kan virksomheden risikere at undervurdere de reelle omkostninger ved projektet. Resultatet kan være, at virksomheden overser fakturerbare timer og derfor fakturerer kunden for lidt, eller at den tager tilsvarende opgaver ind til en pris, der reelt ikke er rentabel. Samtidig giver registrerede timer et solidt grundlag for både projektøkonomi og korrekt løn.

Med tidsregistrering kan virksomheden sammenholde:

• Omsætning på projektet

• Medarbejdertid

• Materialer

• Transport

• Øvrige omkostninger

Tidsdata kan dermed fungere som et fælles grundlag på tværs af projektstyring og løn.

Det giver et langt mere retvisende billede af projektets dækningsgrad.

Tidsregistrering kan samtidig skabe et bedre datagrundlag for fremtidige tilbud.

Hvis tidligere projekter viser, at en bestemt opgave normalt tager 70 timer og ikke de 40 timer, virksomheden oprindeligt estimerede, kan næste tilbud beregnes langt mere præcist.

Mere end halvdelen af virksomhederne i undersøgelsen svarede, at de nogle gange eller altid oplevede problemer med fastlønnede medarbejdere, der ikke levede op til virksomhedens forventninger.

3. Tidsregistrering skaber dokumentation for begge parter

Tidsregistrering kan også være med til at skabe større gennemsigtighed mellem medarbejder og virksomhed.

Forestil dig en medarbejder, der fortæller sin leder:

“Jeg arbejder 55-60 timer om ugen, men jeg kan stadig ikke nå alle mine opgaver.”

Lederen mener måske omvendt, at arbejdsbyrden burde kunne klares inden for normal arbejdstid.

Uden dokumentation kan diskussionen hurtigt ende med at handle om oplevelser og antagelser.

Med tidsregistrering kan begge parter i stedet se på data, hvor alle registreringer giver et fælles datagrundlag for dialogen og skaber gennemsigtighed.

Hvis registreringerne viser, at medarbejderen rent faktisk arbejder meget mere end forventet, kan virksomheden eksempelvis:

• ændre arbejdsfordelingen

• tilføre flere ressourcer

• ændre deadlines

• ansætte flere medarbejdere

• prioritere opgaver anderledes

Hvis data omvendt viser, at arbejdstiden ikke anvendes som forventet, får virksomheden et bedre grundlag for at tage en dialog med medarbejderen.

Dokumentationen kan dermed være med til at gøre samtalen mere saglig og mindre baseret på mavefornemmelser.

4. Arbejdstid skal kunne dokumenteres

Den oprindelige TSheets-artikel fokuserede på amerikansk arbejdsret og reglerne i Fair Labor Standards Act (FLSA). Her kan manglende registrering af arbejdstid og overarbejde medføre betydelige krav mod virksomheder.

Reglerne er anderledes i Danmark og EU, men behovet for dokumentation er bestemt også relevant her.

Siden 1. juli 2024 har danske arbejdsgivere som udgangspunkt været forpligtet til at have et tilgængeligt system, der gør det muligt for den enkelte medarbejder at registrere sin daglige arbejdstid, og som både medarbejder og arbejdsgiver kan tilgå, og mange vælger i dag GPS-baserede digitale tidsregistreringsløsninger for at sikre præcis registrering og bedre overblik.

Formålet er blandt andet at kunne dokumentere overholdelse af regler om arbejdstid og hvileperioder, herunder maksimal ugentlig arbejdstid, daglig hviletid og ugentligt fridøgn.

For medarbejdere, der er omfattet af arbejdstidsreglerne, er også maksimal arbejdstid og ugentlig fridag typisk centrale krav.

Det betyder ikke nødvendigvis, at en virksomhed skal kontrollere hvert minut af medarbejderens arbejdsdag. Men virksomheden bør have et objektivt og pålideligt system til dokumentation af arbejdstiden.

For mange virksomheder gør det tidsregistrering relevant – også for medarbejdere på fast månedsløn.

I den amerikanske undersøgelse svarede 37 % af arbejdsgiverne, at deres overarbejdsberettigede fastlønnede medarbejdere nogle gange eller altid arbejdede over uden forudgående godkendelse.

Virksomhederne oplyste samtidig, at deres fastlønnede medarbejdere langt oftere arbejdede mere end 40 timer om ugen end mindre.

Selvom de konkrete amerikanske regler ikke kan overføres direkte til danske virksomheder, illustrerer tallene et generelt problem: Hvis arbejdstiden ikke registreres, er det svært for både virksomhed og medarbejder at dokumentere, hvor meget der faktisk bliver arbejdet.

Som vi har set, er der både virksomheds- og medarbejderfordele ved tidsregistrering. Lad os nu se på, hvordan digitale løsninger kan understøtte dette.